Ο Σεπτέμβριος είναι ο μήνας της επιστροφής. Οι μαθητές επιστρέφουν στα θρανία, οι φοιτητές στα έδρανα και οι εργαζόμενοι στα γραφεία. Είναι η εποχή που πληθαίνουν τα άρθρα για την καλύτερη απόδοση, τη συγκέντρωση και την επίτευξη των στόχων.
Στους χώρους εργασίας όλο και περισσότερες επιχειρήσεις ακολουθούν ένα μοντέλο απαγορεύσεων και παρακολούθησης με στόχο να ελέγξουν την αφοσίωση και την παραγωγικότητα των εργαζομένων. Αποκλεισμός πρόσβασης σε συγκεκριμένες ιστοσελίδες (Facebook, YouTube, ειδησεογραφικά sites κ.λπ.), παρακολούθηση της δραστηριότητας του υπολογιστή, περιορισμός των διαλειμμάτων και οι υπερωρίες είναι μόνο μερικές από αυτές. Είναι όμως τα μέτρα αυτά κατάλληλα για να φέρουν τα προσδοκώμενα αποτελέσματα;
Δύο εταιρείες τεχνολογίας μελέτησαν ζητήματα αποτελεσματικότητας και παραγωγικότητας στην εργασία και τα αποτελέσματα μάλλον εξέπληξαν και τους ίδιους.
Όμιλος επιχειρήσεων Draugiem
Υπερωρίες vs συχνά διαλείμματα
Ο όμιλος επιχειρήσεων Draugiem, με έδρα στη Λετονία και εγκαταστάσεις στις ΗΠΑ και στη Βαρκελώνη, δημιούργησε το 2011 ένα λογισμικό με το όνομα Desk Time με στόχο την παρακολούθηση της παραγωγικότητας των υπαλλήλων τις ώρες που εργάζονται. Το λογισμικό μετρά τη δραστηριότητα στον υπολογιστή για τις ώρες που είναι ενεργός, δηλαδή πόση ώρα περνάει κανείς στην επεξεργασία εγγράφων, τη δημιουργία παρουσιάσεων, στον προγραμματισμό κ.λπ. και πόση στο να μιλά στο chat ή να περιηγείται στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Παράλληλα, μετρά τον χρόνο που περνά κάποιος εκτός υπολογιστή, όταν για παράδειγμα βρίσκεται σε κάποια συνάντηση, σε διάλειμμα για φαγητό κ.λπ.
Το λογισμικό, που διατίθεται προς πώληση, ξεκινά τη λειτουργία του με το που θα ανοίξει κανείς τον υπολογιστή. Η ομάδα που το δημιούργησε έλαβε υπόψη, σύμφωνα με τον CEO του project Artis Rozentals, ότι διαφορετικά επαγγέλματα έχουν διαφορετικά κριτήρια για το τι θεωρείται αποδοτικό και για τον λόγο αυτό επιτρέπει σε κάθε επιχείρηση να ορίσει ποια θα είναι τα κριτήρια αυτά. Σε δελτίο Τύπου της εταιρείας ο Rozentals παραδέχεται ότι πολλές εταιρείες που εγκαθιστούν το λογισμικό δεν ενημερώνουν σχετικά τους εργαζόμενους. Στις περιπτώσεις αυτές μπορούν να μετρήσουν την πραγματική παραγωγικότητα των εργαζομένων, η οποία, σύμφωνα με τα λεγόμενά του, είναι συνήθως γύρω στο 60%. Όταν τους ενημερώνουν για την ύπαρξη του λογισμικού, το ποσοστό φαίνεται να αυξάνεται κατά 30%. Μέχρι εδώ τα πράγματα φαίνεται να συμφωνούν με την άποψη πολλών εργοδοτών ότι χωρίς παρακολούθηση και εκφοβισμό δεν υπάρχει η μέγιστη απόδοση. Ο Rozentals, μάλιστα, σημειώνει ότι στην Αμερική ορισμένοι πελάτες τους επιλέγουν να πληρώσουν τους εργαζόμενους μόνο για τις ώρες που είναι παραγωγικοί.
Τα παραπάνω θα μπορούσαν να ανήκουν σε ένα δυστοπικό μέλλον (ή και παρόν;), όπου κάθε δραστηριότητα παρακολουθείται και τιμολογείται με βάση απρόσωπους, καθολικούς δείκτες παραγωγικότητας. Νούμερα που λένε πάντα την αλήθεια. Περισσότερες ώρες στον υπολογιστή, μεγαλύτερη απόδοση. Ωστόσο, κάπου εδώ κρύβεται μια μικρή ανατροπή στο σενάριο. Ο όμιλος Draugiem χρησιμοποίησε αρχικά το λογισμικό σε όλους τους υπαλλήλους του ώστε να μετρήσει τον χρόνο εργασίας και την αποδοτικότητά τους. Τα αποτελέσματα έδειξαν ότι οι υπάλληλοι που ήταν στο 10% των αποδοτικότερων υπαλλήλων δεν εργάζονταν περισσότερες ώρες από τους υπόλοιπους. Στην πραγματικότητα, έκαναν ακριβώς το αντίθετο. Έκαναν περισσότερα διαλείμματα.
Σύμφωνα με τα αποτελέσματα, οι αποδοτικότεροι εργαζόμενοι ήταν εκείνοι που κατά μέσο όρο εργάζονταν για 52 λεπτά και μετά έκαναν 17 λεπτά διάλειμμα, προφανώς μακριά από τον υπολογιστή. Τα αποτελέσματα δεν θα πρέπει να προκαλούν μεγάλη έκπληξη, καθώς η ιδέα ότι μπορεί κανείς να δουλεύει συνεχόμενα και αποτελεσματικά για πολλές ώρες χωρίς διάλειμμα είναι ουτοπική. Ο ανθρώπινος εγκέφαλος χρειάζεται ξεκούραση ανά τακτά χρονικά διαστήματα. Μετά την ξεκούραση είναι πιο εύκολο να συγκεντρωθεί συνεχόμενα σε απαιτητικές εργασίες. Όπως αναφέρουν στην ιστοσελίδα της εταιρείας, με τον τρόπο αυτό μειώνεται η ανάγκη για “διαλείμματα” τσεκάροντας τα social media και “σερφάροντας” ιστοσελίδες άσχετες με την εργασία. Στο ίδιο πνεύμα, το να τσεκάρουμε τα e-mails μας στο διάλειμμα δεν συνιστά... διάλειμμα.
Η αντιληπτική μας ικανότητα μειώνεται όσο περνούν οι ώρες και για τον λόγο αυτό είναι απαραίτητα τα διαλείμματα για ξεκούραση. Φυσικά, οι κύκλοι αυτοί εναλλασσόμενης δραστηριότητας και διαλείμματος μπορεί να διαφέρουν από άνθρωπο σε άνθρωπο, γι’ αυτό και είναι καλύτερα ο καθένας να βρίσκει τους δικούς του ρυθμούς. Επιπροσθέτως, τα συχνά διαλείμματα βοηθούν, μεταξύ άλλων, στην αντιμετώπιση των προβλημάτων όρασης που σχετίζονται με τη συνεχή χρήση υπολογιστή, των πόνων στη μέση και στον αυχένα από την καθιστική εργασία και φυσικά του στρες.
Τι, όμως, πρέπει να κάνουμε σε αυτά τα διαλείμματα για να ξεκουραστούμε πραγματικά; Ο στόχος είναι να “αποσυνδεθούμε” από τη δουλειά και να βοηθήσουμε τον εγκέφαλο, το μυϊκό σύστημα και τα μάτια μας να ξεκουραστούν. Μια ιδανική λύση θα ήταν η άσκηση, δραστηριότητα που λίγοι χώροι εργασίας ενθαρρύνουν ή προσφέρουν. Η καλύτερη εναλλακτική είναι ένας μικρός περίπατος εκτός γραφείου. Απαραίτητο είναι επίσης αρκετό διάλειμμα για υγιεινό φαγητό που αναπληρώνει τα επίπεδα ενέργειας του οργανισμού. Τέλος, η κοινωνικοποίηση, το να συζητήσουμε με τους συναδέλφους μας, χτίζει καλύτερες ανθρώπινες σχέσεις στην εργασία, οδηγώντας σε πιο ευτυχείς και τελικά αποδοτικούς εργαζόμενους. Που μας φέρνει στην επόμενη μελέτη...
Google Project Oxygen
Ποια είναι τα χαρακτηριστικά των κορυφαίων υπαλλήλων;
Όπως ήταν αναμενόμενο, για χρόνια η Google αναζητούσε τους καλύτερους μηχανικούς υπολογιστών, που έχουν αποφοιτήσει από τα κορυφαία πανεπιστήμια. Ωστόσο, το 2008 θέλησε να ελέγξει τη στρατηγική της και εξέτασε τα δεδομένα που μάζευε από την ίδρυσή της το 1998.
Με το project Oxygen οι υποθέσεις δέχτηκαν μια γερή γροθιά στο στομάχι. Αναζητώντας τις σημαντικότερες δεξιότητες που κάνουν έναν υπάλληλο κορυφαίο, με έμφαση στους μάνατζερ, ανακάλυψαν ότι η ειδίκευση στα λεγόμενα STEM (Science, Technology, Engineering, Mathematics) ερχόταν τελευταία. Οι δεξιότητες που μετρούσαν τελικά ήταν άλλες: να είναι καλοί στη διαχείριση ανθρώπων, να είναι καλοί στην επικοινωνία, να ακούν με προσοχή, να καταλαβαίνουν τους άλλους αναγνωρίζοντας τις διαφορετικές αξίες και οπτικές που μπορεί να έχουν, να δείχνουν ενσυναίσθηση και να υποστηρίζουν τους συναδέλφους, να βοηθούν στην εξέλιξή τους, να έχουν σαφείς στόχους, να έχουν κριτική σκέψη, να είναι καλοί στην επίλυση προβλημάτων και να μπορούν να κάνουν συνδέσεις μεταξύ πολύπλοκων ιδεών. Τέλος, να δίνουν ελευθερία κινήσεων στην ομάδα και να μην “ελέγχουν” προσωπικά κάθε διαδικασία (micromanagement).
Τα αποτελέσματα προκάλεσαν σχετική έκπληξη στην Google, η οποία αποφάσισε να εντρυφήσει περαιτέρω στα δεδομένα με τη βοήθεια ανθρωπολόγων και εθνογράφων. Πλέον, οι απόφοιτοι Ανθρωπιστικών Επιστημών, Διοίκησης αλλά και Τεχνών έχουν συμπεριληφθεί στις ειδικότητες που προσλαμβάνει...
Google Project Aristotle
Ποια είναι τα χαρακτηριστικά των καλών ομάδων;
Στις σύγχρονες επιχειρήσεις, η πλειονότητα των εργασιών απαιτεί συνεργασία. Η ομάδα φαίνεται να είναι η βασική μονάδα στην οποία συμβαίνει η πραγματική παραγωγή, η δημιουργία, στην οποία οι καινοτόμες ιδέες προκύπτουν και τεστάρονται. Στην ομάδα αντίστοιχα μπορούν να προκύψουν προβλήματα, όπως οι κακές ανθρώπινες σχέσεις, οι ασαφείς στόχοι και τα μπερδεμένα οργανογράμματα, που αποτελούν τροχοπέδη και προκαλούν τριβές.
Το 2012 η Google αποφάσισε να διερευνήσει τα μυστικά των επιτυχημένων ομάδων στην εταιρεία. Μετά το πρόγραμμα Oxygen εφάρμοσε μια παρόμοια μέθοδο αναζητώντας τα χαρακτηριστικά των αποτελεσματικών ομάδων. Το project πήρε το όνομα Aristotle, ως μνεία στον Αριστοτέλη εξαιτίας της ρήσης του “Το όλον είναι μεγαλύτερο από το άθροισμα των μερών του”. Οι ερευνητές ξεκινούσαν με την υπόθεση ότι οι εργαζόμενοι μπορούν να πετύχουν περισσότερα σε συνεργασία. Οι επικεφαλής του project συγκέντρωσαν κάποιους από τους καλύτερους στατιστικολόγους, ψυχολόγους της εργασίας, κοινωνιολόγους και μηχανικούς της εταιρείας προκειμένου να διενεργήσουν την έρευνα που κράτησε δύο χρόνια και μελέτησε 180 ομάδες.
Το πρώτο βήμα για τη μελέτη ήταν ο ορισμός του τι συνιστά ομάδα. Ο εντοπισμός των μελών, των σχέσεων και των ευθυνών των ανθρώπων που συνεργάζονται ήταν δύσκολος, αλλά κρίσιμος. Ο ορισμός της ομάδας θα μπορούσε να πάρει πολλές μορφές ανάλογα με την αλληλεξάρτηση διαφορετικών εργασιών, το οργανόγραμμα και τη διάρκεια της θητείας καθενός στη συγκεκριμένη εταιρεία. Οι ερευνητές όρισαν τελικά ως “ομάδες” τα γκρουπ εκείνα τα οποία οργανώνουν τη δουλειά, λύνουν προβλήματα, παίρνουν αποφάσεις και επιβλέπουν την πρόοδο των εργασιών σε συνεργασία. Τα μέλη των ομάδων αυτών χρειάζονται ο ένας τον άλλο για να προχωρήσουν με μια εργασία κι αυτό είναι σαφές για όλα τα μέλη της ομάδας. Οι ομάδες που μελετήθηκαν ποικίλαν στον αριθμό -από τρία έως πενήντα άτομα-, με τις περισσότερες να αριθμούν γύρω στα εννέα άτομα. Όσον αφορά την αποτελεσματικότητα των ομάδων, χρησιμοποιήθηκε ένας συνδυασμός ποιοτικών και ποσοτικών χαρακτηριστικών που συνδύαζαν την αξιολόγηση των ομάδων από τους διευθυντές και τους επικεφαλής των ομάδων, την αξιολόγηση της ομάδας από τα μέλη της και ποσοτικά χαρακτηριστικά όπως οι πωλήσεις.
Διερευνώντας τη βιβλιογραφία, οι ερευνητές εντόπισαν πολλές πιθανές απαντήσεις στο ερώτημα τι χτίζει μια αποτελεσματική ομάδα. Είναι οι ομάδες που αποτελούνται από τους εξυπνότερους ανθρώπους; Είναι οι ομάδες με τους καλύτερους μάνατζερ; Οι ομάδες που τα μέλη τους κάνουν παρέα εκτός γραφείου; Που έχουν τα ίδια ενδιαφέροντα και χόμπι; Που όλα τα μέλη είναι εξωστρεφή ή αντίστοιχα ντροπαλά;
Τα ερωτήματα ήταν πολλά. Τα δεδομένα που προέκυψαν ήταν επίσης πολλά, αλλά δεν μπορούσαν να βρουν συγκεκριμένα μοτίβα σε αυτά. Οι επιτυχημένες ομάδες δεν φαίνονταν να έχουν κοινά στοιχεία - σε μερικές μάλιστα περιπτώσεις είχαν αντίθετα χαρακτηριστικά. Αναζητώντας βοήθεια στη βιβλιογραφία, οι ερευνητές εντόπισαν την έννοια της “ψυχολογικής ασφάλειας” στον χώρο εργασίας και τότε τα κομμάτια μπήκαν στη θέση τους.
Τι σημαίνει όμως ο όρος; Σε μια ομάδα που προσφέρει “ψυχολογική ασφάλεια” το άτομο αισθάνεται πως μπορεί να πάρει ρίσκο με ασφάλεια. Μπορεί να μιλήσει ελεύθερα ή να πράξει χωρίς να φοβάται πως θα φανεί αδαής, ανίκανος, αρνητικός κ.λπ. Στις ομάδες αυτές τα μέλη αισθάνονται ασφάλεια όταν περιστοιχίζονται από τους συναδέλφους. Αισθάνονται πως κανείς δεν θα τους τιμωρήσει ή θα τους ντροπιάσει αν παραδεχτούν ένα λάθος, κάνουν μια ερώτηση ή εκφράσουν μια νέα ιδέα. Φυσικά, το να εγκαθιδρύσεις ένα περιβάλλον “ψυχολογικής ασφάλειας” δεν είναι τόσο απλό. Υπάρχουν οι απλές οδηγίες: να έχουν την ίδια ευκαιρία όλοι για να εκφραστούν, να ακούν με προσοχή ο ένας τον άλλον και να δείχνουν ενσυναίσθηση - πρακτικές οι οποίες βοηθούν στη δημιουργία ανθρώπινων δεσμών.
Άλλες σημαντικές παράμετροι σύμφωνα με τα ευρήματα αφορούν:
* Την αξιοπιστία: τα μέλη της ομάδας φέρνουν εις πέρας τις εργασίες τους εντός προθεσμιών.
* Τη δομή και τη σαφήνεια της εργασίας: υπάρχουν σαφείς και διακριτοί στόχοι και ρόλοι για κάθε μέλος της ομάδας.
* Την εύρεση νοήματος στην εργασία για κάθε μέλος χωριστά και για το σύνολο.
* Τον αντίκτυπο της εργασίας στην εταιρεία και την κοινωνία.
Τελικά, αποδείχτηκε ότι είχε μικρότερη σημασία ποιος ήταν στην ομάδα και μεγαλύτερη στο πώς συνεργαζόταν η ομάδα. Στην Google σίγουρα αγαπούν τα δεδομένα. Δεν είναι όμως μόνο στην Google που είναι δύσκολο να μιλήσει κανείς για συναισθήματα και ψυχολογική ασφάλεια στον χώρο εργασίας. Ο χώρος της εργασίας φαίνεται να καταλαμβάνεται από τους αριθμούς, αγνοώντας τα ποιοτικά χαρακτηριστικά. Φαίνεται πως η ύπαρξη πινάκων και αριθμών κάνει ευκολότερη τη διαδικασία. Επιτρέπει στον ανθρώπινο παράγοντα να... “μπει στην εξίσωση”. Ειρωνικά, τα νούμερα παρέχουν την απαραίτητη ασφάλεια ώστε οι επιχειρήσεις να μπορούν να μιλήσουν για την άπιαστη “ψυχολογική ασφάλεια”. Ας είναι...
Καλή και... “αποδοτική” χρονιά σε όλους και όλες!
