Την ηλεκτρονική διακυβέρνηση στο Δημόσιο, με την αξιοποίηση των τεχνολογιών της πληροφορικής και των επικοινωνιών, όπως επιβάλλει η Ε.Ε., προωθούν από κοινού τα υπουργεία Ψηφιακής Πολιτικής και Διοικητικής Ανασυγκρότησης. Κομβικό έργο για την προώθηση της ηλεκτρονικής διακυβέρνησης αποτελεί η ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων, η οποία υλοποιείται και μέσω της ψηφιακής υπογραφής.
Ο υποχρεωτικός χαρακτήρας του έργου «Κεντρική υποδομή για την ηλεκτρονική ανταλλαγή εγγράφων μεταξύ των φορέων του Δημοσίου με προηγμένες ψηφιακές υπογραφές» δεσμεύει όλους τους φορείς του Δημοσίου (περί τους 21.000), από τα υπουργεία μέχρι τα δικαστήρια και από την εκπαίδευση μέχρι την Υγεία, να υιοθετήσουν και να εφαρμόσουν το σύστημα της ηλεκτρονικής ανταλλαγής εγγράφων αναβαθμίζοντας το Ελληνικό Δημόσιο και τη σχέση του με τους πολίτες:
* Βελτιστοποιεί, αυτοματοποιεί και επιταχύνει τη διεκπεραίωση των εργασιών.
* Προσφέρει αξιοπιστία, διαφάνεια και ασφάλεια στα έγγραφα, ενώ ο εντοπισμός τους θα γίνεται με ταχύτητα, αποκλείοντας κάθε περίπτωση απώλειάς τους.
* Προσφέρει ταχύτερη και ευκολότερη εξυπηρέτηση των πολιτών και ενίσχυση της εμπιστοσύνης τους στο Δημόσιο.
Η πρωτοβουλία του Νίκου Παππά και της Όλγας Γεροβασίλη επιχειρεί να διορθώσει μια πρωτοφανή στρέβλωση, στην οποία οι κορυφές της διοικητικής γραφειοκρατίας σε συνεργασία με τις πολιτικές ηγεσίες είχαν καταδικάσει το Ελληνικό Δημόσιο όταν το 2011 είχαν προβλέψει τη "δυνητική" χρήση της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων, «εγγύηση» δηλαδή για να μην εφαρμοστεί ποτέ.
Προηγουμένως, την περίοδο από το 2000 έως το 2015, οι κυβερνήσεις σπατάλησαν περί τα 15 δισ. για έργα ηλεκτρονικής διακυβέρνησης στο Δημόσιο και η ηλεκτρονική διακυβέρνηση βρίσκεται σχεδόν στο απόλυτο μηδέν. Ο κατακερματισμός πληροφοριακών συστημάτων μη συνδεδεμένων μεταξύ τους αποτελούσε τη "χρυσοφόρο όρνιθα" για πολιτικές ηγεσίες, επιτροπές προμηθειών και ιδιωτικές εταιρείες που «χόρευαν» επί χρόνια σε βάρος του ελληνικού λαού. Τα ηλεκτρονικά συστήματα είτε έμεναν στο συρτάρι, είτε απαξιώνονταν λόγω της εξέλιξης της τεχνολογίας, είτε παρακάμπτονταν ως δυσλειτουργικά, αφού δεν «επικοινωνούσαν» μεταξύ τους. Η ψηφιοποίηση έχει το «μειονέκτημα» της διαφάνειας και της ασφάλειας των εγγράφων και των διαδικασιών.
Όταν η χώρα έφτασε στα όριά της με την οικονομική κρίση, ως «θεραπεία» οι κυβερνήσεις του ΠΑΣΟΚ και της Ν.Δ. πρόκριναν πολιτικές διαθεσιμότητας και απολύσεων στο Δημόσιο, αν και γνώριζαν ότι μελέτη του ΙΟΒΕ ήδη από το 2012 έδειχνε ότι η ηλεκτρονική διακίνηση εγγράφων θα εξοικονομούσε ετησίως περί τα 380 εκατ. ευρώ για το σύνολο του δημόσιου τομέα. Το έργο της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων με ψηφιακές υπογραφές κοστίζει μόλις 22,5 εκατ. ευρώ.
Το νέο σύστημα που εισάγεται είναι «διαλειτουργικό»: έχει τη δυνατότητα να επικοινωνεί, να συνδέεται και να λειτουργεί με άλλα συστήματα, χωρίς περιορισμούς στην πρόσβαση. Οι πολίτες θα είναι σε θέση να ενημερώνονται για τη διαδρομή ενός εγγράφου (ιχνηλασιμότητα και λειτουργική αρχειοθέτηση), αλλά και για το ιστορικό του. Με τον τρόπο αυτόν ο υπάλληλος του Δημοσίου κατοχυρώνεται, ενώ ταυτόχρονα λογοδοτεί στους πολίτες για την πορεία των αιτημάτων τους.
Σε εφαρμογή της ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων εισάγεται η ψηφιακή υπογραφή. Μέχρι σήμερα, έχουν εκδοθεί και είναι σε ισχύ 55.000 ψηφιακά πιστοποιητικά, επί συνόλου 150.000 για δημοσίους υπαλλήλους, επιχειρήσεις και επαγγελματικές ομάδες. Σε επόμενη φάση, θα αυξηθούν σε 500.000. Το επίπεδο ασφαλείας της ψηφιακής υπογραφής είναι αντίστοιχο με αυτό των τραπεζικών συναλλαγών.
Το σύστημα βρίσκεται ήδη σε πλήρη λειτουργία στο υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής και χρησιμοποιείται από τους 600 υπαλλήλους του. Αξιοποιεί τις ψηφιακές τεχνολογίες και επιβάλλει αυτοματοποίηση και σημαντική επιτάχυνση της διεκπεραίωσης των εργασιών.
